Az SAP Business One működésének megértése

Mielőtt belefogunk a felhasználói felület részletes ismertetésébe, szeretnénk egy kis benyomást adni az SAP Business One egyedi megközelítéséről.

Amikor először megmutatja neked valaki az SAP Business One-t, a főoldalra és a főmenüre pillantva rögtön szembetűnik annak letisztult egyszerűsége.

Ha felmerülne benned a kérdés: Hogyan találhatók meg az egy adott beszállító rendelései? Bárki is mutatja be a programot, csak néhányszor kattint a főmenüben és már el is jutott a megfelelő ablakhoz, ahol az üres megrendelés megfelelő mezőjébe beírva a beszállító cég nevét egy szempillantás alatt megvan az összes hozzá kapcsolódó bizonylat. A listát görgetve láthatod a szállító összes rendelését.

Tegyük fel, hogy látni akarod a megrendelésben szereplő tételeket is! Egyszerűen kattints a Tartalom fülre, és máris előtted a megrendelt tételek listája.

Egy adott tétel részletei érdekelnek? Egy kattintás, és máris megnyílik a cikktörzs ablak.

Melyik raktárban található a cikk? Újabb kattintás a Készletadatok fülre, és már el is érted.

Mire feleszmélsz, már a sokadik ablakban jársz. A legtöbben a dolog gyors tempóján és egyszerűségén csodálkoznak. De hol is tartunk? Mi a következő lépés?

Miután egyszer végigolvastad ezt a fejezetet, már tudni fogod honnan indultál, hol tartasz, és hová kell eljutnod. És elég csak egy rövid időre belekóstolnod az SAP Business One-nal való munkába ahhoz, többé ne akarj más, kevésbé kényelmes vagy egyszerűbben használható programmal dolgozni.

De hogy eljuss addig a pontig, ahol már minden világossá válik, még el kell töltened egy kis időt ennek az útmutatónak a tanulmányozásával.

Amikor ez megtörténik, kialakul benned a kép arról, hogyan találhatsz meg bármit az SAP Business One a főmenüjében és az üzleti folyamatok során képződő egymással összekapcsolódó dokumentumok között. Megérted, hogyan épülnek fel azonos építőelemekből az egységes szerkezetű dokumentumok SAP Business One-ban.

Ha erre ráérzel, az SAP Business One működése egy pillanat alatt átláthatóvá válik. Felfedező utunk épp ezért az SAP Business One felépítésének feltérképezésével folytatódik.

Az SAP Business One az üzleti folyamatokat olyan dokumentumok segítségével követi nyomon, mint például a szállítói megrendelések, számlák, gyártási utasítások, ajánlatok, stb. Mindegyik dokumentum több kisebb újrahasználható adatra épül, ezek az úgynevezett törzsadatok. A törzsadatok (Ezt a témát részletesen a 4. fejezetben mutatjuk be) tartalmazzák az összes fontos adatot az ügyfelekről, beszállítókról, érdeklődőkről és a cég által vásárolt, forgalmazott árukról, szolgáltatásokról.

2-2 ábra mutatja, hogyan születik egy dokumentum - ez esetben egy megrendelés - a törzsadatok felhasználásával.

2-2 ábra: Az SAP Business One a dokumentumokat újrahasználható törzsadatokból építi fel

A törzsadatok használata a dokumentumok létrehozása során növeli a termelékenységet, biztosítja az adatok konzisztenciáját és csökkenti a hibák számát.

Minél többet tudsz meg az SAP Business One-ról annál jobban fogod értékelni az újrahasználható törzsadatok előnyeit.

Szintén kulcsfontosságú dolog, hogy megtanuld miképp használható az SAP Business One főmenüje, hogyan tudod megtalálni dokumentumokat és törzsadat nyilvántartásokat.

Amikor először elindítod az SAP Business One-t, a Főmenü megjelenik. A Főmenüt használva - amint azt a 2-3 ábra mutatja - a menüpontok segítségével megnyithatod azokat ablakokat amelyekben megkereshetsz egy konkrét dokumentumot vagy keresgélhetsz az adott típusú dokumentumok között.

2-3 ábra: Mozgás a SAP Business One főmenüjében

Az SAP Business One használata során a főmenü olyan lesz mint a böngészőben a kezdő oldalad, mindig onnan indulsz bárhova is szeretnél eljutni

Ahhoz, hogy egy üzleti folyamat minden fontos történését rögzítsük, többfajta dokumentum áll a rendelkezésre kiegészítve a köztük lévő kapcsolatokkal.

Nézzük csak meg a az értékesítési folyamatot! Először az érdeklődő törzsadatait rögzítjük, majd hozzá kapcsoljuk a telefonbeszélgetésekkel és találkozókkal kapcsolatos információkat. Néha rögtön egy az árajánlatot is készítünk, melyet megrendelés és esetleg számla kibocsátása követ. Amikor a számlát kifizetik, a bejövő fizetést össze kell egyeztetni a számlával. Tehát egy sereg feladaton végighaladunk, dokumentumról dokumentumra, amelynek minden lépése rögzítésre kerül.

Szó szerint véve minden lépés önálló üzleti tranzakciónak tekinthető. Egy értékesítési vagy beszerzési feladat több egymásra épülő lépés folyamata lehet. Az SAP Business One egyik legnagyobb erőssége az mód ahogy támogatja a dokumentumok egymásból való létrehozását az üzleti folyamat során. Mivel az SAP Business One a dokumentumok közti kapcsolatokat is rögzíti, ezért bármikor, utólag is végig követhetjük a tevékenység egyes tranzakcióit.

Ez a fajta kapcsolat több módon is kialakítható a dokumentumok között, melyről részben ebben, részben pedig későbbi fejezetekben beszélünk.

A megvilágosodás pillanata, az SAP Business One működésének tökéletes megértése akkor fog eljönni, ha már elkezded a rendszert használni és az a koncepciót amit bemutattunk a gyakorlat tölti meg élettel a számodra.

Mostanra ez a fejezet felkészített arra, hogyha egy új képernyővel találkozol a rendszerben, akkor az alábbi kérdések segítségével eligazodj:

• Ez egy dokumentum ablak?Ez egy törzsadat ablak? Vagy ha valami más, akkor vajon hogy kapcsolódik egy dokumentumhoz vagy törzsadathoz?
• Vajon hogyan illeszkedik ez az ablak az SAP Business One-ban megismert lépésről-lépésre haladó tranzakciós logikába?
• Honnan tudnám elérni ezt az ablakot a főmenüből? Milyen kapcsolódó tranzakciókat vagy törzsadatokat tudok elérni ebből az ablakból?
• Ez az ablak csak megjelenít adatokat vagy lehetőség van benne keresni illetve rögzíteni is?

Az egyik jelentős újítása az SAP Business One-nak az természetes mód, ahogy főmenüben és az üzleti tranzakciók során összekapcsolja a a logikailag összetartozó műveleteket és tranzakciókat, ezzel segítve az adatok hatékony rögzítését és visszakeresését. A fejezet hátralevő részében részletesen bemutatjuk mindezen a mechanizmusokat, hogy amikor nézed a program képernyőjét pontosan tudd mit is látsz.